Eine UG kostengünstig betreiben

(Thomas Müller, 7.3.2017)

Nachdem ich vor einigen Jahren meine Erfahrungen zum Thema 'Gründung einer Unternehmergesellschaft' im bekannten Blog Selbständig-im-Netz veröffentlicht habe wird es Zeit auch für den Betrieb einer UG (alles Gesagte gilt analog für eine GmbH) den 'optimalen' Weg aufzuzeigen. Optimal in unserem Unternehmer-Sinne heisst wie immer: zu möglichst geringen Kosten aber zu mindestens notwendiger Qualität. Ich schildere hier meine langjährigen Erfahrungen.

Es gibt gute Gründe eine 'Mini GmbH' als Alternative zum Einzelunternehmen bzw. zur Freiberuflichkeit zu verwenden. Zum Beispiel:

• zunehmende Haftungsfälle z.B. Abmahnungen (Bildverwendung, Impressumsangaben, Online-Verkauf, Links, etc.) - Stichwort: Online-Recht
• Problem 'Scheinselbständigkeit'
• Kunden scheuen die Beauftragung von 'kreativen Freiberuflern' aufgrund der möglichen Nachforderungen durch die Künstlersozialkasse
• hier nicht berücksichtigt: Steuervorteile ('bitte fragen Sie Ihren Steuerberater')
• usw.

Sobald man eine Kapitalgesellschaft - dazu zählen u.a. die UG und die GmbH - betreibt verlangt der Gesetzgeber eine zeitnahe Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen. D.h. daß die Buchhaltung immer aktuell sein muß. Ob man das jetzt wöchentlich, an bestimmten Tagen, monatlich oder vielleicht auch nur einmal im Quartal seine Buchungen vornimmt hängt demnach davon ab wie oft z.B. eine Rechnung für einen Kunden geschrieben wird oder man eine Rechnung erhält. Oder wie oft man online z.B. über einen Online-Shop etwas verkauft.

Deshalb wirkt beim ersten Hinsehen im Vergleich zur Einzelfirma der erhöhte Administrationsaufwand und die (vermeintlich?) deutlich höheren Buchhaltungs- und Erhaltungskosten erst einmal als Hürde. Doch auch diesen Prozess kann man kostengünstig gestalten - und zwar ohne daß man alles selbst macht. Ach ja, 'Selbermachen' geht natürlich auch. Die einzige Online-Software mit welcher ich tatsächlich selbst die komplette UG-Buchhaltung inklusive Jahresabschluss machen konnte - als Laie - war die Collmex Buchhaltungssoftware - zum aktuellen Stand kann man bereits für €11,95 monatlich das dafür nötige Leistungspaket 'basic' buchen. Auf jeden Fall günstiger als jeder Steuerberater. Doch was ist wenn man möglichst nichts selbst machen will?

Was ist denn absolut notwendig und auch sinnvoll was die regelmässige Buchführung angeht? Zum einen das 'Verbuchen von laufenden Geschäftsvorfällen', sprich in der Regel:

1. Ausgangsrechnungen an Kunden
2. andere Belege: für Ausgaben (Miete, Internetzugang, Tanken etc.)
3. Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA), oft monatlich nötig

Mein Vorschlag ist hier: für diese laufenden Sachen ein Buchhaltungsbüro (siehe z.B. www.bbh.de oder in Xing finden) beauftragen. Üblicherweise ca. 30€ pro Stunde und damit deutlich günstiger als das was ein Steuerberater verrechnet.

Was ist nun mit dem was nur einmal im Jahr passiert, also Jahresabschluss, Bilanz und die Anmeldung beim Bundesanzeiger? Spätestens dann wenn es um die Anmeldung der Körperschaftsteuererklärung in ELSTER geht wünscht man sich das abgegeben zu haben. Hier kann man in den sauren Apfel beissen und den StB. beauftragen - wieviel das kosten darf steht übrigens schon vorher fest in der Gebührenordnung für Steuerberater. Doch Verhandeln geht übrigens meiner Erfahrung nach fast immer!
Die eine Alternative ist daß man - am besten mit der selben Software des Buchhaltungsbüros - den JA bzw. die Bilanz selbst erstellt. Denn grundsätzlich darf der Unternehmer das - nicht aber das Buchhaltungsbüro. Rein theoretisch darf Dein Dienstleister alles soweit machen wie es geht und Du klickst nur noch auf Bilanz-Erstellen ... das ist der einfachste und kostengünstigste Weg.
Möglichkeit drei ist ein "Online-Steuerberater-Paket" zum Pauschalpreis, bei welchem das Selbst-Buchen und Outsourcing einigermassen sinnvoll kombiniert sind. Als Beispiel sei www.freefibu.de genannt. Die teuerste Variante ist zu diesem Zeitpunkt mit 60€ monatlich noch überschaubar - und das inklusive JA+Bilanz.

Fazit:
Mit maximal 60 Euro monatlich sollte das Thema Buchhaltungskosten - inklusive Jahresabschluss & Co. erledigt sein. Was bleibt sind die Kosten für den IHK-Pflichtbeitrag bzw.