Das Online-Werkzeug gSales: Rechnungen, Angebote, Kundenverwaltung für Unternehmer | Vitool-Praxistest

(Thomas Müller, 12.5.2017)

Das Produkt besser gesagt der Webservice "gSales" ist eines der wenigen Produkte die man als sicherheitsorientierter Administrator auf dem eigenen Server installieren kann. Doch das ist uns natürlich viel zu viel Arbeit! Wir testen die "Cloud-Version" welche zur Zeit für 15 Euro monatlich zzgl. MwSt. mietbar ist. Interessant ist daß man die "gSales Server" Version für einmalig 379€ netto kaufen kann - und dann selbst auf dem eigenen Rechner installiert. Für diejenigen die sich mit Linux auskennen und vor allem nur einmal zahlen möchten eine Option.

Auf der gsales-Homepage kann man sich für einen kostenlosesn Gratis-Test registrieren. Das geht schnell und einfach, die Bestätigung kommt innerhalb einer Minute per E-Mail daß eine "Instanz" mit eigener Domain (vitool.gsales.info) eingerichtet wurde. Einloggen klappt, es erscheint ein relativ übersichtlicher Startbildschirm mit einer Willkommens-Meldung und Hinweisen zur Konfiguration. Links wird das immer sichtbare Menü dargestellt mit den selbst-erklärenden Punkten wie "Kunden", "Artikel", "Rechnungen", etc. Der Begriff "Mailspool" ist mir allerdings noch nicht bekannt - das klärt sich vielleicht später auf!

Die Aufgabenstellung

Was soll so ein Tool beherrschen? Natürlich muß man eine Rechnung erzeugen und verschicken können - mindestens per E-Mail. Zudem ist eine Umsatz-Übersicht wichtig, am besten auch mit %-Satz je Artikel / Kunde um "Klumpen" (Pareto!) erkennen zu können. Also für das Controlling ist das wichtig. Eine Kundenverwaltung setze ich voraus - trotzdem muß man das ansehen wie Adressen verwaltet werden und welche Funktionen es dafür gibt. Eventuell sind sogar CRM-Funktionen integriert oder vielleicht eine Schnittstelle zu einem Newsletter-Werkzeug um gezielt Aktionen steuern zu können wie Autoresponder oder Ähnliches. Wie sieht es mit Lieferscheinen (Bestände? Warenwirtschaft!) aus oder mit dem Erzeugen von Mahnungen? Schliesslich ist die Kür der Empfang bzw. die Verwaltung von Eingangsrechnungen um auch eine Kostenübersicht zu haben bzw. als Basis für die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Das wäre dann schon ein richtig komplettes Paket...
Ach ja: 'wie einfach ist die Bedienung' ist natürlich sehr wichtig, muß ich mich einlernen bzw. sogar ein Handbuch durcharbeiten oder ist das Tool selbsterklärend? und für mich persönlich: wie schnell habe ich meine Arbeit erledigt?

Rechnung erstellen und versenden

Wenn ich eine neue Rechnung schreiben möchte muß ich auf ein "+"-Zeichen klicken. Also gut, nach 3 Sekunden suchen habe ich das schnell gefunden. In der jetzt erscheinenden Maske muß ich die Adresse des Empfängers erfassen (gespeichert ist noch nichts, sonst könnte ich hier einen Kunden auswählen). Soweit alles klar. Dann steht da PDF Template und in der Auswahlliste markiert ist tpl.def_invoice.php". Als Laie ist das eher abschreckend, aber lass ich das einfach mal stehen. Gut wäre hier ein kleines "i"-Symbol über welches man beim Drüberfahren mit der Maus ein paar kurze Informationen bekommt um was es sich hier handelt. Beim Abschlusstext wird {payable} angezeigt. Als Programmierer vermute ich hier natürlich daß das eine Variable ist die automatisch ersetzt wird. Also "normaler User" .... egal, lassen wir das mal so.
Auf "Speichern" geklickt - super, jetzt erscheint gleich eine Rechnung wie man sie kennt bzw. wie sie wohl ungefähr aussehen wird. Zuerst füge ich eine Überschrift ein, das geht direkt im Formular, gefällt mir gut. Bei "Positionen einfügen" erscheint dann leider ein neues Popup-Fenster, aber gut, geht auch. Bei Einzelpreis weiß ich nicht was "nach Netto" bedeutet. Aha, Ausprobieren zeigt daß ich hier in den Nettopreis umrechnen lassen kann. Sobald man *nichts* mehr eingeben will muß man übrigens rechts oben auf "x" klicken - ein Button "zurück zur Rechnung" neben "Position speichern" wäre da ganz schick. Das ist aber Jammern auf hohem Niveau :-)
Meiner Ansicht nach ist die Rechnung jetzt fertig. Nach etwas Suchen finde ich die jetzt passenden Funktionen: in dem Fall will ich die Rechnung per E-Mail versenden. Ich klicke also auf "PDF versenden". Da steht "E-Mail wurde erfolgreich gespooled" und "Datei 10001.pdf wurde erfolgreich hochgeladen und gespeichert". Letzteres verstehe ich (kann man eigentlich die 'Start-Rechnungs-Nummer' definieren? Denn ich will ja bei meiner letzten Nummer anküpfen...). Aber was ist "gespooled"?? Vor allem aber: ich habe noch keine Empfänger-E-Mail-Adresse eingetragen, wie funktioniert das jetzt? Klicken wir mal auf "Startcenter - Mailspool". Hier kann ich auf "bearbeiten" klicken (ein Stift-Symbol) und die Empfänger email eingeben, sowie den Text für die E-Mail, man kann noch eine Datei anhängen - alles top. Und man kann auch "für den Versand freigeben" anklicken - ich schätze mal anschliessend wird's dann per E-Mail verschickt! Änderungen speichern, klick! Bin gespannt wann die E-Mail ankommt ... Aha, da gibts einen Button "jetzt versenden". Gleich draufgeklickt. Und schon ist sie da. Sehr schön.

Eigenes Briefpapier

Kann man eigenes Briefpapier hinterlegen so daß die PDF-Rechnung dann im entsprechenden Layout verschickt wird? Ich klicke 'mal auf "Administration » Template-Editor". Und wähle bei "PDF-Dokumente (php):" die Datei tpl.def_invoice.php aus. Uhhh ... da kommt ein Quelltext. Jetzt bin ich überfordert. Also es scheint möglich zu sein - aber Programmierkenntnisse braucht man hier schon. Ob gsales das als Service anbietet

Umsatz-Übersicht

Wie kann ich jetzt rausfinden wieviel Umsatz ich in diesem Monat bzw. in diesem Jahr schon gemacht habe? Das Menü "Statistiken" scheint dazu geeignet zu sein - und genau so ist es auch. Ganz brav schreibt gsales hier daß Bruttobeträge angezeigt werden und daß ich das 'ändern' kann. Ich klicke drauf, dann kommt eine ziemlich umfangreiche Auswahl an Einstellungen. Aber wo finde ich jetzt das mit Brutto->Netto-Umstellung? Ach ja, genau: "Nettobeträge in Statistiken/Startcenter?" Jetzt wieder auf "Statistiken" klicken. Da ist alles was ich will. Auch eine Jahresstatistik. Und, sehr gut, eine Möglichkeit zu sehen welche Angebote angenommen wurden. Das will ich gleich ausprobieren und ein neues Angebot erstellen. Leider wurde meine Adresse aus der Rechnung nicht automatisch gespeichert in den Adressen?! Nö, geht nicht. Zumindest finde ich nichts. Ich muß bei "Kunden" die Adresse eintragen. Jetzt kann ich diese auswählen, erstelle das Angebot, daraus per Klick die Rechnung (sehr schön! und schnell!), setze diese gleich auf "bezahlt" ... Dann wieder "Statistik": okay, die "erfolgreichen Angebote" kann ich sehen, also auch die Summe. leider nicht meine "Conversion". Aber immerhin! Und es funktioniert auch alles richtig schnell. Gefällt mir!

Adressverwaltung

Da es hier wohl nicht um Lieferanten und sonstige Kontakte geht heißt der zuständige Menüpunkt "Kunden". Hier gibt es - neben den üblichen Daten wie Anschriften, Telefon, E-Mail etc. umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten, z.B. für den Versand von Dokumenten (ist über den Dienstleister Pixelletter auch per Post möglich!). Man kann auch einstellen ob Kunden regelmässig jeden Monat abgerechnet werden sollen (bei Abos oder Mietverträgen z.B., Lastschriftdaten für SEPA können natürlich mit abgespeichert werden), oder bei Mahnungen die entsprechenden Zeitintervalle. Ebenso kann man die Standard-Texte für Gutschriften, Rechnungen, Angebote usw. jeweils anpassen. Sehr umfangreich aber trotzdem relativ übersichtlich realisiert.

Lieferscheine

Lieferscheine lassen sich analog zu Rechnungen erstellen. Natürlich ohne Beträge. Artikel kann man übrigens im Menü "Artikel" anlegen und dann einfach in das jeweilige Dokument übernehmen für die gwünschte Position. Wenn man eine andere Menge als "1" eintragen möchte muß man nach dem Position-Einfügen übrigens nochmal auf "Bearbeiten" gehen - da wäre es schon schön wenn man bei der Artikelauswahl gleich die gewünschte Anzahl eingeben könnte. Das ist aber nur eine kleine Optimierungsidee. Eine Mengenverwaltung gibt es übrigens nicht - das würde den Rahmen einer Rechnungssoftware auch sprengen und gehört dann schon zum Bereich einer Warenwirtschaft. Ist für die offensichtliche Zielgruppe - Einzelunternehmer und vielleicht noch ganz kleine Unternehmen also mit maximal einer Handvoll Mitarbeiter - auch zuviel des Guten. Ausnahme wären Onlineshop-Betreiber welche diese Funktion aber meistens im jeweiligen Shopsystem abgebildet haben.

Mahnungen

Soo, wie kann ich jetzt eine Mahnung erzeugen? Da ich meine Testrechnungen schon alle auf "bezahlt" gesetzt hatte war natürlich nix offen. Also noch eine neue Rechnung erstellt - doch ich kann wohl nicht rückwirkend Lieferdatum und Zahlungsziel eintragen, da kommt eine Fehlermeldung. Also bei einer alte Rechnungen den Zahlungsstatus von "bezahlt" auf "offen" gesetzt. Aber beim Rechnung-Bearbeiten kann ich keine Mahnung erzeugen, hmmm... also auf "Mahnwesen" geklickt. Schön! Da gibt es einen Button "Mahnlauf durchführen". Gleich draufgeklickt - und nichts passiert. Also hier komme ich nicht weiter. Zumindest ohne Hilfefunktion. Aha! Man muß in der entsprechende Spalte eine "Fahne" anklicken, in diesem Fall die Fahne bei Mahn"stufe 1". Leider ist die Fahne dunkelgrau und ändert beim Anklicken die Farbe auf dunkelblau das fast genauso aussieht. Deshalb habe ich bei meinen Tests nichts gemerkt. So, jetzt passiert was bei "Mahnlauf durchführen". Es steht ein Datum dabei und ein PDF ist anklickbar - meine Mahnung! Sehr gut. Wie diese PDF-Mahnung allerdings verschickt werden soll ist mir ein Rätsel, auch die Hilfe-Funktion erzählt hierzu nichts. Naja.

Eingangsrechnungen / Individualprogrammierungen und -Anpassungen

So, jetzt kommen wir zum Absatz mit dem kürzesten Text! Hier gibt's nämlich einfach nichts. Klar, es ist ein Standard-Programm, da ist Individuelles nicht machbar. Man kann aber online Wünsche und Vorschläge einreichen bzw. über die Einreichungen anderer abstimmen. So wird das gsales-Team wohl über Weiterentwicklungen entscheiden. Ein vorbildlicher transparenter Prozess. Wer in diese Liste sieht wird natürlich auch ein paar Unzufriedene entdecken - aber kla, mit einer Standardsoftware kann man es eben nicht jedem recht machen. Und Eingangsbelege bzw. -Rechnungen (wie z.B. Bewirtungsbelege gescannt oder Lieferantenrechnungen) kann man auch (noch?) nicht verwalten. Wer selbst programmieren kann und will kann sich eine Installationslizenz kaufen (aktuell für 379€ netto) und selbst Erweiterungen dazuprogrammieren.

Fazit

gSales ist ein ausgereiftes und vor allem schnelles Online-Rechnungsprogramm. Sobald man einmal den Standard-Prozess durchgemacht hat - in nahezu allen Fällen hilft die Hilfefunktion - ist man "drin" und kann reibungslos damit arbeiten. Die Einarbeitungsphase ist demnach sehr kurz, sagen wir mal 15 Minuten bis die erste Rechnung erstellt und verschickt ist. Die web-basierte Software, welche ausschliesslich im Browser läuft, macht einen sehr stabilen Eindruck. Der Preis von 15 Euro zzgl. MwSt (Stand: 15.5.17, es ware nämlich schon mal günstiger, 9 Euro oder so) ist in Ordnung.