Buchhaltung für eine UG online selbst machen
Schon mal wirklich probiert die Buchhaltung für eine kleine UG oder GmbH online mit einer Webapp zu erstellen? Das ist 'hardcore' - wir haben uns das angetan... der Praxistest
Die Aufgabenstellung
Wer hat eine "kleine GmbH" oder UG und möchte Geld bei der Buchhaltung sparen die er online erledigt? Vor allem auch beim Jahresabschluß bzw. der Bilanzerstellung? Brauche ich wirklich einen Steuerberater? Rein juristisch gesehen nicht: Der Geschäftsführer darf selbst sämtliche Abschlüsse machen. Doch gibt es auch einfache Buchhaltungsprogramme mit denen man sich die tausenden Euro beim Steuerberater sparen kann? Ich probiere es mal. Die Voraussetzung: die Buchhaltungssoftware muß auch die Bilanz erstellen können. Und für einen Nicht-Buchhalter bedienbar sein. Zudem: da ich aufgrund der wenigen Geschäftsvorfälle über das Jahr nichts verbucht habe muß ich alles für das Geschäftsjahr auf einmal eingeben können - hmmm, dann reicht ja sogar die oft übliche 30-Tage-Gratis-Test-Version!?! Hier kommt der Praxis-Test! Und das meine ich wirklich so. Hier gibts keine theoretischen Übersichten mit Affiliatelinks. Ich mache mir selbst die Hände schmutzig. Echt krass :-)
Anbieter für den Buchhaltungssoftware- und Abschlusserstellung-Vergleich
Diese Produkte waren im Test:- Exact Business Software www.exact.de
- SageOne www.sageone.de
- e-conomic www.e-conomic [Update 14.1.25: WEbsite nicht mehr online]
- Collmex www.collmex.de
- [Update 13.1.25] Lexoffice www.lexoffice.de
- [Update 13.1.25] Buchhaltungsbutler www.buchhaltungsbutler.de
- [Update 13.1.25] Kontolino www.kontolino.de
FAZIT:
Für mich kommen zur Zeit nur das gute alte Collmex und der Newcomer Kontolino in Frage. Ansonsten ist die Online-Bilanzierung nicht möglich.
Lexware Office = Lexoffice?!
So, jetzt zum "Marktführer" (?), "Testsieger" etc. Hab das schon lange nimmer probiert mit Lexware, aber jetzt! Denn: die machen grade ne große Kampagne mit Instagram-Influencer, und da ist das der richtige Zeitpunkt statt 29,90€ mtl. das "Lexware Office XL"-Paket 6 Monate lang für 0€ nutzen zu können. Die Influencer bekommen dafür angeblich 20 bis 80€ Provision einmalig lt. Affiliate-Programm, schätze aber daß Lexware da noch was drauflegen mußte um diese Social-Reichtweite zu bekommen. Egal, erstmal die Registrierung. Hier muß man auch gleich Zahlungsdaten angeben - Lexware meints da sofort ernst, hier gehts schliesslich ums Geschäft!! Deshalb heißt der Registrierungsbutton auch "kostenpflichtig bestellen". Vermutlich endet der Gratiszeitraum auch nicht automatisch, da muß ich vorher kündigen. Gleich mal den Kalendereintrag machen. E-Mail-Adresse bestätigen, schon bin ich drin ("Schön, dass Sie sich für die Nr. 1 Cloud-Buchhaltung in Deutschland entschieden haben."). Einrichtung und Erklärungen sind wirklich intuitiv, das muß man sagen. Jetzt komme ich automatisch zu "Ausgabe verbuchen". Ich kann leider nur einen Beleg hochladen (statt mehrere auf einmal), aber egal, ich beginne mit eine Notarrechnung. Die ist etwas "tricky" weil auf die MwSt-pflichtige Leistung von 160,85€ netto noch 9€ USt-freie Ausgaben für "Registrierung UVZ-Eintrag" dazukommen. Erkennt Lexoffice das? Nein. Aber ich kann den Betrag bequem aufteilen (brutto/netto ist auswählbar), das ist cool. Kategorisiert hab ich's auch schon ("Rechts-und Beratungskosten"). Jetzt will Lexoffice daß ich einen "Umsatz zuordne". Wobei Umsatz hier als Bankumsatz gemeint ist, nicht die Einnahme wg. einer Ausgangsrechnung... ich klicke auf "Jetzt Bankkonto anbinden" und schau mal ob hier endlich mal die Anbindung von meinem Anbieter "Finom" klappt. Wow, klappt super. Aber: "Meldung der Bank: Umsätze abrufbar seit 17.10.2024 (90 Tage)." Da ich für 2023 die BuHa machen will ist das mehr als blöd. Tja, wie kann ich jetzt die alten Kontobewegungen in Lexoffice importieren?? Ja, geht, aber nur mit der Hilfefunktion finde ich die drei Punkt auf die ich klicken muß... oh mann. Egal, CSV-Import klappt, und Lexware ist fleißig und versucht gleich automatische Zuordnungen die ich jetzt überprüfen kann. Ich bin sowas von gespannt! Yep, ich nehme alle 19 Vorschläge an (18x Kontogebühren und die o.g. Notarrechnung).
Jetzt lade ich die restl. Belege hoch. Das klappt ziemlich gut, die ersten 3 Belege sind schon den Zahlungen zugeordnet. Doch jetzt kommt die IHK-Rechnung. Lexoffice "erkennt" 8€ als Betrag (schön wärs. An dieser Stelle: Danke IHK, für nix ähm diesen Zwangsbeitrag) ... aufgrund des schlechten Scans. Es sind aber 85€. Ich korrigiere das manuell, aber jetzt sucht Lexoffice nicht automatisch nach dem Bankumsatz! Ich versuchs mal über "Finanzen/Bank". Ah, okay, hier klappts. Jetzt noch die UST-Erstattung vom Finanzamt verbuchen (aufgrund der UST-Voranmeldung), ich entscheide mich nach etwas Google-Recherche für "Umsatzsteuer-Forderungen", das müsste passen. Achja, und die Stammkapital-Einzahlung muß noch rein, passt auch.
Okay, wunderbar, bin fertig. Jetzt will ich die GuV und Bilanz für 2023 anschauen. Das sieht gut aus, wenn ich auf "Buchhaltung / Gewinn- und Verlustrechnung" klicke. Aber wo ist die Bilanz?? Reicht mein Paket dafür nicht aus? Jetzt kommt der Ober-Hammer-Witz nachdem ich eine gute Stunde mit der Software (ziemlich zufrieden) gearbeitet habe: "Die Erstellung einer Bilanz ist mit Lexware Office leider nicht möglich." finde ich über Google raus. Ich schätze daß die StB-Lobby hier zugeschlagen hat. Oder sie wollen ne extra Software verkaufen. Also Bilanzerstellung geht mit Lexoffice generell nicht!!! . Frage mich wie die "Marktführer" werden konnten. Das ist ein Witz. THANK YOU NEXT. Danke für nix, Lexware. Mann, ärgere ich mich wg. der verschwendeten Zeit...
Habe dann einen Tag später noch beim Support nachgefragt, und *dieser* Link hier ist wirklich nützlich und hätte mir ganz am Anfang angezeigt werden sollen:
https://support.lexoffice.de/de-form/articles/5801976-bilanz-und-lexware-office
"Die schnellste Buchhaltungssoftware" (Buchhaltungsbutler)
Das fängt gut an: "Verbindung zu reCAPTCHA nicht möglich. Prüfen Sie Ihre Internetverbindung und versuchen Sie es noch einmal." Dann muß ich meine email-adresse bestätigen und dort steht "Wichtig: Der weitere Prozess ist nicht für mobile Endgeräte optimiert. Wir empfehlen Ihnen daher, den Link auf einem Computer oder Tablet und nicht auf dem Handy zu klicken." Immerhin ist die "Testphase" gratis ("14 Tage kostenlos testen - Testphase endet automatisch - Keine Kreditkarte notwendig"). Ich wähle "voller Funktionsumfang", das sieht gut aus:
- Beleg- und Dokumentenmanagement
- Zahlungen ausführen und verbuchen
- Offene Belege sortieren und verbuchen
- Rechnungen, Angebote, Gutschriften erstellen
- Steuerberater-Zugang
- Alle Buchhaltungsfunktionen
- BWA, EÜR, Bilanz und weitere Auswertungen
- Elster-Schnittstelle für UStVA und ZM
Jetzt will ich erstmal die Einzahlung des Stammkapitals buchen. Ich klicke auf "Ich möchte eine Buchung erfassen". Dazu bekomme ich erstmal einen Hinweis:
"Um einen Beleg zu buchen, müssen Sie diesen zunächst einem Lieferantenkonto zuordnen. Im Anschluss können Sie das Aufwandskonto (z.B. 'Werbung') auswählen." und:
"Tipp💡 Wenn Rechnung und Zahlung im gleichen Monat sind, z.B. ein Tankbeleg, genügt es, nur die Zahlung zu buchen. Wir empfehlen, in den buchhalterischen Einstellungen für Kreditoren die Einstellung "selektiv" zu wählen und nur solche Rechnungen "kreditorisch" zu buchen, die ein längeres Zahlungsziel haben. So geht die Buchhaltung am schnellsten!"
Gut, wieder was gelernt. Aber ich kann keine Buchung erfassen, BB will daß ich einen Beleg hochlade. Okay, dann lade ich halt den Stammkapital-Einzahlungsbeleg hoch und sehe was passiert. Gut, ich lade die Einzahlungsbestaetigung über die 500€ hoch - und dann kann ich nur auf "Einsortieren" (??) klicken. Was passiert dann? Der Beleg wird bei "Eingangsbelege" angezeigt. Daneben steht "Datum fehl" bzw. "Erkennung unvollständig". Zudem stimmt der erkannte ("25€") nicht. Na toll. Und jetzt? Wo kann ich das ändern? Nirgends... Aha! Ich kann auf den Beleg klicken (steht natürlich nirgends!!!) und kann dann die Daten ändern. Ok, klappt - nur soll ich dann die Zahlung verknüpfen. Ja gerne, dafür muß ich mein Bankkonto verknüpfen. Ich habe Finom ... das kann BB leider nicht verknüpfen, einen Import finde ich nicht, tja, das wars dann wohl. BB adé !! Schade um die halbe Stunde die ich bisher gebraucht habe - um rauszufinden daß es nicht klappt!
Stooop! Hab doch einen CSV-import gefunden für die Kontoauszüge. Gleich mal probieren. Aha, da muß ich ein Buchungskonto dafür auswählen. Macht Sinn. Aber da steht nur "Kasse (1)". Aber das ist doch Quatsch! Ist doch ein Girokonto! Wo kann ich eine Bank auswählen? Also wähle ich "Kasse (1)" aus - das muß ich beim nä. Mal besser ändern schon beim Start! Aber jetzt läufts: nachdem der Buchhaltungsbutler die Belege importiert hat kann man die vorbildlich buchen. USt oder Vorsteuer auswählen, Konto zuordnen, Häkchen anklicken - fertig. Wow! Das habe ich noch nie so intuitiv und klar gesehen. Top!
Tja, dann habe ich's eigentlich schon! Die 36 Zahlungen habe ich schwupps kategorisiert, noch 3 offene RE hochlgeladen, jetzt will ich den Abschluß für 2023 erzeugen. Erstmal die UST-VA. Sorry, aber die KANN NICHT STIMMEN. Ich müsste da viele tausend Euro Vorsteuer zurückkriegen, der BB rechnet aber nur -237,96€ aus. Ich fürchte der geht nur nach den bereits gezahlten Rechnungen? Ahh, die offenen Eingangs-RE waren noch nicht *verbucht*. Habe ich nachgeholt (ging echt schnell, v.a. weil der BB gute Vorschläge liefert sobald mal man manuell bei einem Vorgang was ausgewählt hat, die meisten Lieferanten wiederholen sich ja) - und jetzt passt die UST-VA. Auch wenns cool gewesen wäre wenn die Berechnung angezeigt wird. Na gut. Jetzt könnte ich zu Elster online wechseln. Geht in der Testversion nicht. Ich müsste jetzt einen "Plan" buchen, ich benötige hier mindestens "Selbstbucher" für 30€ monatlich. Hmm.
Jetzt klicke ich auf "Bilanz (beta)". Beta !???!?!?! Seid Ihr völlig verrückt geworden beim Buchhaltungsbutler? Das zeigt Ihr mir nach über 1 Stunde Testarbeit an? Peinlich. Blöd. Ende.
Kontolino
Kontolino ist von einem einzelnen Software-Entwickler programmiert worden, so erscheint es zumindest. Was nicht schlecht sein muß! Gut ist der Import der Kontoauszüge. Schlecht ist die Unterstützung beim Buchen. Viele Konten werden bei der Suche nach Text(schnippseln) nicht gefunden, man muß bei Google erst die Kontonummern suchen. Das dauert zu lange. Wenn ich manuell buche in der "Belege-Inbox" sehe ich nicht gleichzeitig die Datei (z.B. einen PDF-Beleg) sondern muß mir die Beträge, RE-Datum etc. merken - das ist natürlich unmöglich und erzeugt unnötigen Zusatz-Aufwand der wirklich nicht sein müsste. Oh doch, jetzt geht das - man muß in der richtigen Maske sein ... Aber dann, wenn man es mal kapiert hat und wenig unterschiedliche Buchungen dabei sein, tja: dann hat man ein komplettes Jahr mit ca. 15 Buchungen in ca. 30min erstellt. Und kann dann die Bilanz für ebilanz+ exportieren (was ich zufällig nutze *g*). Ich bräuchte das Paket "Kontolino! Standard" für 12€ netto (also vorr. zzgl. 19% MwSt) monatlich. Hmmm, ich überlege mir das mal!
Exact Business Software
Der erste Treffer bei der Google-Suche nach "online buchhaltung für gmbh" ist eine Anzeige. Die Produktübersicht sieht gut aus, das Video ist etwas viel Gelaber, aber ich registriere mich.
Nach wenigen Sekunden erscheint schon die Übersicht. Ich will gleich zur Belegerfassung bzw. zum Buchen, finde das aber nicht gleich. Also erstmal auf "Kontoauszüge importieren" klicken, das hört sich praktisch an! Hmm, aber leider kann ich das nicht konfigurieren. Was mich auch verwirrt ist daß im "Dashboard" das Word "DEMO" erscheint. Ich dachte ich kann 30 Tage lang kostenlos testen? Aha, jetzt sehe ich auch daß schon Beträge drin sind... hmmm ... ist das tatsächlich nur eine Demoversion? Was soll das dann mit den 30 Tagen? Mir schwant schlimmes. Egal, ich probiere trotzdem erst einmal die hundert Euro Stammkapitaleinlage in Bar zu buchen. Ich klicke auf Finanzen - Buchungen erfassen - Kasse und bin in der Eingabemaske. Geschäftsjahr und Betrag sind mir ja noch klar - aber das "Sachkonto"?!? Bei haufe.de erfahre ich dann die Kontonummer (0800 bei SKR03 bzw. 2900 SKR 04). Doch warum kann ich hier nicht suchen? Ich soll auf "F2" klicken. Aha. Habe ich nicht auf dem Mac. Ich klicke trotzdem mal auf "Speichern+Neu" wobei ich die Fehlermeldung "Ungültige Kombination: Geschäftsjahr / Periode - Datum. Wollen Sie fortfahren?" bekomme. Ok, jetzt reichts. Ich breche nach insgesamt 22 Minuten ab. Ich versuche noch meinen "Test"-Account der in Wirklichkeit nur eine Demo ist zu löschen. Erfolglos. Kann nur hoffen daß die mir in 30 Tage nicht was berechnen wollen...
[Update 14.1.25] Auch hier bin ich mutig und starte 5 Jahre später (!) einen neuen Versuch. Die wollen inzwischen bei Exact lieber größere Kunden. Für so kleine UGs könnte "Exact Online" oder "weclapp" taugen. Leider schaffe ich es gleich bei der Registrierung nicht ein Passwort zu wählen daß dem Herrn Exact genehm ist. Tja, hätte ich halt fertig studiert! Also: Exact ist auch raus, da ich mich für das andere Produkt nicht mal iwo registrieren kann. Ciao.
"Online-Buchhaltung - einfach selbsterklärend - sageone.de"
Die Website ist etwas aufgeräumter und begrüßt mich mit "Online-Buchhaltung so einfach wie Online-Banking für kleine Unternehmen". Gut, Leute, ich nehme Euch beim Wort. Auch hier kann man kostenlos 30 Tage testen. Und bei den Funktionen steht auch "Bilanz". Los gehts: die Registrierung will erstmal weniger Daten als "Exact", nach dem Startbildschirm kommen dann ein paar Fragen zur Erstkonfiguration die ich leicht beantworten kann. Doch beim Kalenderjahr habe ich schon ein Problem - ich will 2013 eingeben! Aber es gibt nur 2014 und 2015 ... Tja, ich nehme mal "2014" in der Hoffnung daß ich das später ändern kann. Da gibt es dann zwar eine "Geschäftsjahresverwaltung" - aber mein 2013 kann ich einfach nicht anlegen. Da rechnet mal wieder kein Programmierer mit dem wirklichen Leben daß man mal nicht alles pünktlich gemacht hat ... schade, sonst war der erste Eindruck gut. Aber ich brauche 2013. Damit scheidet sageone bereits nach nur 18 Minuten aus - und tschüss!
[Update 14.1.25] Ich probier's nochmal, der Vollständigkeit halber. Das Ding heißt jetzt aber anders, und zwar "Sage 50 Connected" (keine Ahnung warum). Achso, STOP! Das muß ich runterladen! Krass! 80er-Jahre-Stuff *lach* Nee, nee, ich will schon ne Cloud-Lösung. Da gibts nur "Sage Active" (schon wieder ein super Name *pruust*). Bei "Funktionen - Finanzberichte" steht "Bilanz (KI-gestützte Analyse)". D.h. die Software erstellt eine Bilanz? Ich teste mal. Für 49€ (netto!) monatlich (nach meinem gratis Testmonat): "Enthält 4 Anwender 500 Rechnungen pro Monat". Und sie wollen gleich meine Bankverbindung für die Zahlung, anscheinend sind die sich ziemlich sicher daß ich Kunde werde :-)
Dann erst kann ich mich "registrieren". Achso, klappt leider nicht. Vorr. wg. meinem Fehlversuch mit dem "Connect"-Dings schreibt Sage: "Es ist ein Fehler aufgetreten...
Leider ist bei der Einrichtung Ihres Systems ein Fehler aufgetreten.
Bitte sorgen Sie dafür, dass Sie sich bei allen anderen Sage Produkten abgemeldet haben und durchlaufen Sie dann folgende Schritte.
Klicken Sie auf den nachfolgenden Button, um das Problem zu beheben. Wir starten Ihre Einrichtung dann neu."
Also, Leute, das tut mir echt leid. Aber meine Zeit ist mir wertvoller als Euer Sch.... system. Da bin ich raus. Ciao.
e-conomic.de
Hmm, Website sieht gut aus. Bilanz kann er auch. Also auf "kostenlos testen" geklickt, das will ich sehen was dieses Buchhaltungsprogramm alles kann. Aha, das Passwort bekommt man per E-Mail - damit verifizieren die wohl meine E-Mail-Adresse. Okay, gemacht und eingeloggt. Sehr schön: drei große Blöcke zum Anklicken erscheinen auf dem Startbildschirm (yippieh! endlich nennt das mal einer nicht Dashboard!): Einkünfte, Ausgaben, Erste Schritte - ich entscheide mich für Letzteres. Da kann man die Unternehmensdaten wie Adresse und HR-Nummer eintragen, anschliessend den Kontenrahmen auswählen (ich nehme SKR03). Dann erstellt die Software automatisch ein Wirtschaftsjahr - erzählt aber auch gleich wie man das ändern kann ("Alle Einstellungen -> Stammdaten -> Wirtschaftsjahr.") Okay, nach einigen Versuchen und dem Abschalten eines lästigen Hilfe-Popups habe ich tatsächlich ein Wirtschaftsjahr "2013b" eingeben können! Und die Software erzeugt gleich die ganzen einzelnen Monate dafür, hmm, mal sehen für was das gut ist. Zuerst will ich jetzt meine Stammeinlage buchen. Nach ein paar mal rumklicken lande ich bei "Stapelbuchungen: neue Buchung". Und genau so habe ich mir das vorgestellt, mit viel Unterstützung. Es erscheint eine Buchungszeile, ich kann den Typ auswählen, die Software hilft mir bei Kontonr und Gegenkonto ("1005 an 800"), dann wähle ich noch Soll/Haben aus und fertig ist meine erste Buchung. Zum Spaß lade ich noch mein Logo als "Belegscan" hoch, funktioniert top mit Drag-and-Drop. Zum Spaß klicke ich auf "Berichte" und lasse mir meine Bilanz erzeugen: klappt! Aber warum ist meine Kasse im Minus? Tja, da fehlt eben das Buchhaltungswissen ... Toll ist daß man alle Buchungen auch wieder ändern kann. Und Google hilft tatsächlich bei jedem einzelnen Buchungssatz! Und hier kommt schon mein nächster: die erste Buchung auf meinem Girokonto war der Einzug der Bankcard-Gebühr in Höhe von 20 Euro. Buchungssaetze.de hilft mir: "Nebenkosten des Geldverkehrs an Bank" - ist schon gebucht. Also das gefällt mir alles sehr gut, ich bleibe erstmal dabei - und schreibe ein Update wenn die Bilanz steht :-) UPDATE: Daß man beim Erstellen einer Buchung nochmal in einem Drop-Down extra Soll/Haben auswählen kann ist auch meiner kurzfristig zugezogenen Buchhaltungshilfe nicht klar. Die Bilanz sieht immer "komisch" aus - oder liegt das nur an der Darstellung?! Zudem war der Wechsel des Kontenrahmes auf SKR04 nicht möglich - obwohl alle Daten vorher gelöscht wurden: Das Konto "Kasse" war immer noch auf SKR03 ... Verbrauchte Zeit: 56 min.
P.S.: Hier gibts übrigens ein super Erklärvideo 'Buchungssätze' bei dem klar wird wie man diese Dinger bildet. Und beim Anlegen einer Buchhaltung für GmbH/UG sollte man sich noch mit dem Thema "Eröffnungsbilanzbuchungen" beschäftigen...
Zwischenfazit: So, immerhin ein Service funktioniert offensichtlich. Aber ich muß noch sehr viel recherchieren und testen was die richtigen Buchungssätze angeht. Habe mir schon überlegt mir für 2 Stunden ein Buchführungsbüro zu buchen. Doch Unabhängigkeit ist besser: Deshalb habe ich beschlossen daß ich es *noch* einfacher will: nämlich mit mehr Unterstützung beim Belege-Erfassen (=Buchen): das muß doch noch einfacher gehen, es muß doch einen Webservice geben der mir auch noch die richtigen Buchungssätze vorschlägt wenn ich den Geschäftsvorfall beschreibe!!! Ein Feature wäre wenn dieser Service mit bei der Neuanlage auf nötige Eröffnungsbuchungen hinweist und die nach Datenabfrage gleich mal vorschläge - das wäre klasse!
Collmex
Ich finde heraus daß die Lösung die ich benötigen würde (Bilanzerstellung) 8,95 EUR mtl. (Stand: 2018; im Jahr 2023 hat sich das auf 9,95€ erhöht *g*, das Produkt heißt "Buchhaltung basic" für Unternehmen welche bilanzieren) kosten würde. Aber auch das kann man kostenlos testen. 30 Tage lang steht da als ich mich mit meiner UG registriere. Die Zugangsdaten kann man nicht selbst auswählen, die werden per E-Mail zugeschickt - was wirklich schnell passiert.
Diesmal bin ich schneller und suche erstmal in Google nach "Collmex Eröffnungsbuchungen" - und werde gleich fündig. Hier merkt man doch schon daß die viele Jahre auf dem Markt sind, Collmex ist einer der "Cloud-Pioniere". Also, nach Anleitung erstelle ich die Eröffnungsbuchungen - was aber nicht möglich ist weil "dieser Monat gesperrt" ist. Gott sei dank kann man gleich auf einen erscheinenden Link klicken - und muß dort erstmal die Anzeige kapieren daß man hier Monate "entsperren" muß - warum auch immer ... (ich kann übrigens beliebig auch in die Vergangenheit Geschäftsjahre anlegen, das ist klasse - siehe oben). Egal, danach klappt es mit den zwei Eröffnungsbuchungen (https://www.collmex.de/c.cmx?1005,1,help,erste_buchungen, in diesem Beispiel sind es nur 100€ Stammkapital: "Kasse an Saldenvorträge Sachkonten 100 Euro" bzw. "Saldenvorträge Sachkonten an gez. Kapital 100 Euro". Noch einfacher, sagen wir mit 500€ Stammkapital: Bank 500€ an gez.Kapital - fertisch!
Konkret, für Nicht-Buchhalter:
So, dann klicke ich auf "Buchhaltung" und wähle dort "Bilanz": perfekt, stimmt alles! Ich habe eine fertige Eröffnungsbilanz, und die sieht genauso aus wie die welche ich mit einer Excel-Vorlage gemacht hatte.
...Import vom Bankkonto, Kontoauszüge, HBCI
So, jetzt kann ich meine "normalen" Buchungen machen. Dazu importiere ich erst einmal die Kontoauszüge. Der Nachteil - daß man immer wieder auf "Buchhaltung" klicken muß - ist auch ein Vorteil: hier sind alle Funktionen auf einer Seite aufgelistet, aufgeteilt nach Kategorien wie z.B. "Belege", "Mahnung, Kassenbuch" oder "Auswertungen". Das ist gut, man muß nicht in irgendwelchen verschachtelten Untermenüs suchen. Also, in der Kategorie "Kontoauszug" steht die Funktion "Kontoauszug importieren" - doch meine Versuche enden mit "Es sind keine neuen Bankumsätze vorhanden." Hmm, muß ich vielleicht erstmal das Girokonto in Collmex anlegen? "Die Datei muss im Format MT940 sein." erfahre ich noch. Okay, dann richte ich eben das HBCI-Verfahren zum automatischen Holen der Kontodaten ein. Und hier kommt auf einmal die Meldung daß ich erst ein Girokonto eintragen muß bzw. ein Button "Firma" bei dem ich draufklicke. Aha, und hier steht "Bankverbindung". Nach einem erfolglosen Versuch lerne ich daß IBAN und BIC nicht reichen - nein, Collmex will die "old school" Daten, sprich Kontonr. und BLZ. Okay, eingetragen, läuft. Jetzt glaubt mir Collmex daß ich ein Girokonto habe. Und da ich die HBCI-Konfiguration mit Unterstützung der Hilfe-Funktion bereits weit vorangetrieben habe teste ich diese gleich. Ach, nein, macht ja keinen Sinn, die Raiffeisenbank speichert die Kontodaten nicht solange. Außerdem muß ich dieser Software dann nicht meine PIN verraten. Also doch wieder Kontoauszug-Import angewählt. Hmm, funktioniert mit den beiden von mir exportierten Dateien (mit Strichpunkt bzw. mit Komma getrennt / CSV-Datei) nicht. Also doch HBCI, und die "Synchronisierung mit der Bank" funktioniert auch sofort. Was ist mit den Kontoauszügen? Ich wähle "Bankkonto-Auszug abholen (HBCI)". Und gebe ein ab wann ich die Auszüge abholen möchte. Es wird spannend. Hat zwar geklappt. Aber: "Import erfolgreich. Es wurden 5 Bankumsätze importiert. Der Speicherzeitraum bei der Bank beträgt 365 Tage. Es konnten deshalb nur die letzten 365 Tage abgeruf". Ja stimmt, da steht "abgeruf". War keine Tippfaulheit von mir :-) Tja, langsam wird's etws lästig. Muß ich tatsächlich meine Kontoauszüge abtippen?? Naja, ich kann ja die Buchunge auch so erfassen. Vielleicht gibt es einen Dienstleister in meiner Nähe der direkt in Collmex für mich buchen könnte? Auf der Collmex-Website bei "Partner" gibt es tatsächlich einige Firmen. Was das wohl kostet? Spaß ist das nämlich gerade keiner mehr.
...Lieferanten und Geschäftsvorfälle
Also ich gebe meine Lieferanten ein, das klappt reibungslos. Die Lieferantennummern (ab 70000 bei SKR03) werden automatisch vergeben, das ist gut - wenn man noch keine Buchhaltung hat, so wie ich in diesem Fall. Aber warum *muss* ich immer eine email eintragen? Und welche E-Mail-Adresse hat die Raiffeisenbank? Das ist doch Quatsch ... naja, dann gibts halt hier eine Fantasieadresse. Zurück zur "Buchhaltung": die Raiba hat bevor ich irgendwas anderes tun konnte gleich mal 20 Euro für die "Vr-Bankcard" abgebucht. Also auf "Buchen" geklickt - und das ist mal wirklich praktisch: links stehen die üblichen Geschäftsvorfälle die man meistens braucht, z.B. "Wareneinkauf" oder "Bürobedarf" etc. Ich klicke gespannt auf "Kontoführung". Und tatsächlich, da ist schon alles vorausgefüllt! Allerdings mit einer falschen Zuordnung zu jenen oben genannten importierten Umsätzen, hmmm, wie kriege ich das hier weg?? Aha, im übergeordneten oft erwähnten Menü "Buchhaltung" kann ich bei "Kontoauszug" die Importierten löschen. Klappt, sehr gut, jetzt kommt da niemand mehr durcheinander. Also, die EC-Karten-Gebühren habe ich gebucht. Muß ich die Zahlung extra buchen? Oder ...? Wo wähle ich denn den zugehörigen Lieferanten aus? Nö, musste so passen.
...Eingangsrechnung und erste GuV per Klick
Jetzt buche ich eine Eingangsrechnung einer Softwarefirma. Das sind ganz klar "Fremdleistungen", und ich hätte hier viele Fehler gemacht wenn mir Collmex nicht dauernd nicht nur diese angezeigt sondern mit Tipps unter die Arme gegriffen hätte. Das ist wirklich klasse und sehr sehr praxisnah. Gut gemacht, Collmex! Die Erfolgsmeldung lässt nicht lange auf sich warten als ich endlich auf "Buchen" klicken kann: "Beleg 4 erfolgreich gebucht." Hervorragend! Zum Spaß sehe ich mir die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) bzw. Bilanz an: Jawoll, passt perfekt. Gleich das nächste, es gab eine Umsatzsteuer-Erstattung. Auch dafür gibt es eine Kategorie "Umsatzsteuervorauszahlung" - nur daß ich hier wohl einen negativen Betrag eingeben muß?! Nein! Es gibt bei "Vorlagen" die Möglichkeit "Einnahmen" auszuwählen - und hier gibt es die UST-Erstattung. Alles eingetragen und logisch, fertig.
...sehr praxisnahe Unterstützung für Nicht-Buchhalter
So läuft jetzt alles richtig gut muß ich sagen. Und ich werde immer schneller mit jeder neuen Buchung. Im schlimmsten Fall hilft eine Googlesuche z.B. nach "buchungssatz einzahlung von kasse auf bank" und man bekommt wirklich informationen im Überfluß. Und der Collmex-Slogan "Buchhaltung für Nicht-Buchhalter!" ist tatsächlich korrekt. Die Bedienung ist zwar nicht übermässig simpel, aber durch die praktischen Hilfen für nahezu jeden denkbaren Geschäftsvorfall kann man sich auch als Laie zurechtfinden. Und darum geht es doch, aus dieser Pseudo-Wissenschaft 'mal die Luft rauszulassen und das für "normale Menschen" benutzbar zu machen. 1:51 Stunden habe ich insgesamt gebraucht für die 17 Buchungen die für die paar Monate Geschäft im ersten Jahr angefallen sind. Der Vorteil: GuV bzw. Bilanz gibts jetzt auf Knopfdruck. Und für die Einreichung der E-Bilanz habe ich auch irgendwo eine Funktion gesehen. Dafür daß ich mich als Laie (okay, im Studium habe ich mal was über Buchhaltung gelernt, aber das ist alles weg ...) damit beschäftigt habe hat es dank Collmex gut geklappt. Ich habe was ich wollte.
Fazit
Also, ich bin kein ausgebildeter Buchhalter. "Nur" Unternehmer. Der seine Zahlen im Griff haben möchte und bei der Buchführung Geld sparen. In der heutigen Zeit müsste das doch leicht mit einem guten Online-Service zu schaffen sein - oder? Mit "Exact" kam ich überhaupt nicht zurecht, das war für mich unlogisch. SageOne scheidet aus weil ich nicht für ein früheres Jahr buchen konnte. "E-Conomic" war schon mal besser weil es tatsächlich funktioniert - aber für die Bedienung muß man sich deutlich besser auskennen als ich (obwohl ich das mal im Studium hatte, aber das ist lange her). Ganz klarer Testsieger ist das "Urgestein der Cloud-Services" namens "Collmex": Obwohl die Oberfläche etwas altbacken daherkommt ist die Bedienung logisch und vor allem - ganz wichtig - die praxisnahen Buchungshilfen suchen ihresgleichen. Meine Empfehlung: Collmex!
